Compartir documentos de Office con Microsoft Teams

Teams es mucho más que charlas y reuniones. Por ser una herramienta única de Microsoft, también está la posibilidad de compartir documentos Office con Microsoft Teams con tus contactos y editarlos en tiempo real.

Cada sitio de Teams está construido con SharePoint en el back-end, lo que lo convierte en un potente portal para administrar archivos. Una de las características principales de Microsoft Teams, como centro de colaboración, es la función de intercambio de archivos.

Además de poder compartir la pantalla de nuestro ordenador o portátil con otros usuarios mediante una videoconferencia, también está la posibilidad de compartir documentos de Office a Teams sin la necesidad de tener que activar esta opción. Es mucho más cómodo compartir el documento en tiempo real que tener que compartir toda la pantalla de nuestro equipo y tener que perder un poco la privacidad.

Compartir documentos de Office con Microsoft Teams

Cuando cargas un archivo desde el ordenador hacia Teams, ingresa en la pestaña “Archivos” del canal en el que lo cargaste. Cada equipo tiene un sitio moderno de SharePoint asociado donde se almacenan los documentos del canal. Cada canal de un equipo tiene su propia biblioteca de documentos en el sitio de SharePoint del equipo.

Los archivos que se compartan tanto en un chat de grupo en uno individual, se van a almacenar en la carpeta de OneDrive indicada por la Empresa y solo se comparten con las personas que están en esa conversación.

Cómo editar un archivo de Office en Teams

  1. Si tiene un documento de Word en los archivos de un canal general en Teams, puede hacer clic en los tres puntos para expandir un menú de opciones de acción para ese archivo.
  2. Al seleccionar “Editar en Teams”, no solo tienes la posibilidad de realizar cambios en tu documento y guardarlo; si seleccionas la pestaña “Iniciar una conversación” en la parte superior de la página, se abrirá una columna de chat en la barra lateral derecha. que le permitirá tener una conversación con todos los que tengan acceso a ese documento.
  3. También tiene las opciones para “Abrir en Word Online” y “Abrir en Word”, luego imprimir o compartir el documento desde allí.

Estas integraciones en Teams deberían reducir la necesidad de descargar una copia del documento en su máquina local para poder imprimirlo o enviarlo por correo electrónico como archivo adjunto. Mantener el documento en una ubicación de almacenamiento compartida, como Teams, permite que todos colaboren sin crear varias copias.

Es más conveniente trabajar en documentos al aire libre, beneficiándose de la mensajería, las notas, el acceso y la colaboración con otros que permite Teams.

Compartir un documento desde el móvil

Teams también es un gran lugar para administrar archivos desde el dispositivo móvil. Si ingresas a los archivos de un canal desde su aplicación móvil de Teams, tiene la opción de “abrir” o “enviar una copia” a alguien.

Sin embargo, con la integración de Teams con iOS, si abres un archivo de Teams en tu iPad o iPhone y tocas el icono de compartir en la parte inferior izquierda de la pantalla, también accederás a todas las opciones de compartir de iOS para su archivo.

Si deseas editar un archivo en tu dispositivo móvil, ábrelo en tu aplicación de Word para realizar cambios. Cualquier modificación que realice se guardará automáticamente en Teams.

Abrir y compartir archivos desde la aplicación Teams es rápido y fácil. Si los documentos importantes están en Archivos de Teams, tienes la tranquilidad de que podrás acceder a ellos desde cualquier lugar.

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